Microsoft-365-Betreuung in Berlin mit Migration und Verwaltung
Mit der Microsoft-365-Betreuung in Berlin und im Umland übernimmt IT-Service Bölting die Verwaltung Ihrer Microsoft-365-Umgebung, von E-Mail und Dateiablage bis zur Absicherung der Zugänge. Zum Leistungsumfang gehören die Lizenzverwaltung, die Migration der Postfächer samt Kontakten und Kalendern, die Bereinigung gewachsener Umgebungen und die Einweisung der Beschäftigten. Das Angebot gilt für Unternehmen und Organisationen mit Betreuungsvertrag; eine einzelne Migration ohne Vertrag gehört nicht dazu.
Geordnete Lizenzen und abgesicherte Zugänge
Microsoft 365 wird in der Regel pro Benutzer lizenziert. Die Lizenzverwaltung zeigt, welche Lizenzen zugewiesen sind und welche ungenutzt bleiben; über nicht benötigte Lizenzen entscheiden Sie.
Anmeldungen werden mit Mehr-Faktor-Authentifizierung abgesichert, zum Beispiel per Bestätigung in einer App auf dem Smartphone. Ein abgegriffenes Passwort allein reicht dann für eine Anmeldung nicht aus.
Gewachsene Umgebungen werden bereinigt, etwa um verwaiste Konten und Freigaben, die niemand mehr zuordnen kann. Danach ist nachvollziehbar, wo welche Daten liegen und wer darauf zugreift.
Eine Einweisung zeigt Ihren Beschäftigten, wo Dateien hingehören und wie sie Chat und Besprechungen in Microsoft 365 im Arbeitsalltag nutzen.
Aufgaben rund um Microsoft 365 im Betreuungsvertrag
Microsoft 365 ist ein Cloud-Dienst: Postfächer und Dateien liegen in Rechenzentren von Microsoft statt auf einem eigenen Server im Unternehmen. Welche der folgenden Aufgaben Ihr Vertrag umfasst, richtet sich nach Ihrer Umgebung und wird vor Vertragsbeginn abgestimmt:
- Migration vorhandener Postfächer samt Kontakten und Kalendern, vorab mit einer Testmigration, also einem Probelauf mit einzelnen Postfächern
- Administration von Exchange Online, dem E-Mail-Dienst von Microsoft 365
- SharePoint für gemeinsame Ablagen und OneDrive für persönliche Dateien
- Chat und Besprechungen in Microsoft 365
- Lizenzverwaltung mit Übersicht über zugewiesene und freie Lizenzen
- Mehr-Faktor-Authentifizierung und bedingter Zugriff, also Regeln, unter welchen Bedingungen eine Anmeldung zulässig ist
- Einweisung Ihrer Beschäftigten
- Bereinigung gewachsener Umgebungen
Wie Ihre Microsoft-365-Umgebung in die Betreuung kommt
Bei IT-Service Bölting ist Microsoft 365 ein Baustein der laufenden Betreuung, deren Umfang im Betreuungsvertrag festgelegt wird. Die Absicherung der Zugänge ist eng mit der IT-Sicherheit verzahnt. Ob neben Microsoft 365 ein eigener Server sinnvoll bleibt, gehört zum Bereich Server & Arbeitsplätze.
Vor-Ort-Termine finden nach Vereinbarung statt; wie das in Berlin geregelt ist, beschreibt die Seite IT-Service in Berlin-Reinickendorf.
Wenn Microsoft 365 schon im Einsatz ist
Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme des Mandanten: Konten, Lizenzen, Postfächer, Ablagen, Freigaben und Sicherheitseinstellungen. Änderungen werden vorab mit Ihnen besprochen, der Ausgangsstand wird dokumentiert.
Wenn die Migration noch bevorsteht
Vor der Migration steht die Testmigration. Sie zeigt, ob die Postfachinhalte vollständig übertragen werden und welche Einstellungen anzupassen sind. Den Zeitpunkt der Umstellung legen Sie gemeinsam mit IT-Service Bölting fest.
Pflege im laufenden Betrieb
Danach gehören Lizenzzuweisungen und Zugriffsrechte zur regulären Pflege. Organisatorische Änderungen im Unternehmen werden im Mandanten nachvollzogen und dokumentiert. Regelmäßige Durchsichten machen ungenutzte Lizenzen und verwaiste Konten sichtbar.
Technik für IT-Verantwortliche (Mandant, Dienste, Migration und Zugriffsschutz)
Ihre Umgebung ist ein eigener Mandant (Tenant) in Microsoft 365, in dem Konten, Gruppen, Lizenzen, Domains und Richtlinien verwaltet werden. Administrative Rollen werden sinnvollerweise eigenen Administratorkonten zugewiesen, die nicht für die tägliche Arbeit genutzt werden.
Exchange Online kennt neben persönlichen Postfächern freigegebene Postfächer, etwa für eine zentrale Adresse, sowie Verteilerlisten. Freigegebene Postfächer benötigen in der Regel keine eigene Lizenz. SharePoint organisiert gemeinsame Ablagen als Websites mit eigenen Berechtigungen; OneDrive ist der persönliche Speicher und lässt sich mit dem Rechner synchronisieren. Synchronisation ersetzt keine Datensicherung: Wird eine Datei gelöscht oder verschlüsselt, überträgt die Synchronisation auch diese Änderung.
Bei der Migration werden Postfächer meist über eine Migrationsschnittstelle übertragen. Anschließend wird der MX-Eintrag der Domain auf Exchange Online umgestellt, damit eingehende E-Mails im neuen Postfach ankommen. Autodiscover sorgt für die automatische Einrichtung der E-Mail-Programme, und SPF benennt die Server, die für die Domain senden dürfen.
Bedingter Zugriff (Conditional Access) prüft bei der Anmeldung Bedingungen wie Gerätezustand, Standort, Anwendung oder Anmelderisiko und setzt passende Lizenzen voraus. Für Umgebungen ohne diese Lizenzen gibt es die Sicherheitsstandards von Microsoft, die eine Mehr-Faktor-Authentifizierung für alle Konten vorsehen.
Rückfragen zu Microsoft 365 und zur Cloud
Kann eine vorhandene Microsoft-365-Umgebung übernommen werden?
Ja, im Rahmen eines Betreuungsvertrags. Zunächst wird geprüft, wie Konten und Lizenzen heute eingerichtet sind. Nach Absprache wird die Umgebung bereinigt, bevor sie in die laufende Pflege übergeht.
Wie läuft die Migration der Postfächer ab?
Zuerst werden einzelne Postfächer zur Probe migriert. Danach folgt die eigentliche Migration zu einem abgestimmten Zeitpunkt; abschließend werden Endgeräte und E-Mail-Programme auf das neue Postfach eingerichtet. Die Dauer hängt von der Datenmenge und der Zahl der Postfächer ab.
Ist mit Microsoft 365 noch ein eigener Server nötig?
Das hängt von den eingesetzten Anwendungen ab. E-Mail und Dateiablage lassen sich häufig vollständig in Microsoft 365 abbilden, manche Fachanwendungen benötigen dagegen weiterhin einen Server. Geklärt wird das bei der Abstimmung von Bedarf und Infrastruktur.
Gehört die Lizenzverwaltung zur Betreuung?
Ja. Zugewiesene und freie Lizenzen werden regelmäßig abgeglichen. Ungenutzte Lizenzen meldet IT-Service Bölting, damit Sie über Kündigung oder Umverteilung entscheiden können.
Microsoft 365 im Erstgespräch klären
Für das kostenlose, unverbindliche Erstgespräch genügt eine kurze Beschreibung, wie Ihr Unternehmen Microsoft 365 heute nutzt oder künftig nutzen möchte. Ich erläutere, wie die Betreuung abläuft und welche Punkte dafür in den Betreuungsvertrag gehören. Termine nach Vereinbarung.
Termine nach Vereinbarung. Rückmeldung per E-Mail oder Rückruf.